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在有些情況下，我們可能需要向大量人員發送內容相同或相似的郵件，這些郵件有時僅僅是稱呼不同而已，如果逐一編寫所有郵件，即使是通過**、粘貼的方式，也將花費大量的時間，有沒有其他方法快速編寫并發送這樣的郵件呢?

名為“客戶信息”的工作簿中保存了所有客戶的聯系信息，其中包括客戶姓名、性別、聯系電話、電子郵件等字段。現在需要向所有客戶發送一封邀請函，不同邀請函的內容都是相同的，只是稱呼有所不同，為了表示誠意，我們希望每封郵件都帶有“尊敬的方文成先生”、“尊敬的林麗莉女士”等字樣，此時可以按照如下步驟進行**作。

(1)新建Word文檔并編寫邀請函內容，稱呼部分可暫時用占位符代替，例如“尊敬的【姓名】【先生/女士】”，如圖1所示。

圖1 編寫邀請函內容

(2)在“郵件”選項卡的“開始郵件合并”選項組中，執行“選擇收件人”下拉列表中的【使用現有列表】命令，打開“選取數據源”對話框。導航到“客戶信息.xlsx”工作簿所在位置，并將其選中，如圖2所示。

圖2 將“客戶信息.xlsx”中的客戶作為收件人

(3)單擊【打開】按鈕，打開“選擇表格”對話框。選擇客戶信息所在的工作表，并單擊【確定】按鈕，如圖3所示。

圖3 選擇工作表

(4)選中邀請函中的“【姓名】”占位符，在“郵件”選項卡的“編寫和插入域”選項組中，打開“插入合并域”下拉列表，選擇“客戶姓名”，將此占位符替換為客戶信息中的“客戶姓名”字段，如圖4所示。

圖4 將“【姓名】”占位符替換為合并域中的“客戶姓名”

(5)選中邀請函中的“【先生/女士】”占位符，在“郵件”選項卡的“編寫和插入域”選項組中，打開“規則”下拉列表，選擇“如果…那么…否則…”規則。在隨即打開的“插入Word域：IF”對話框中，將規則設置為“如果域名‘性別’‘等于’‘男’，則插入文字‘先生’，否則插入文字‘女士’”，設置完成后單擊【確定】按鈕，如圖5所示。

圖5 對“【先生/女士】”占位符應用“如果…那么…否則…”規則

(6)在“郵件”選項卡的“預覽結果”選項組中，單擊【預覽結果】按鈕，可以預覽郵件的顯示效果，如圖6所示。單擊【上一記錄】或【下一記錄】按鈕，可以在發送給不同客戶的郵件間進行切換。

圖6 預覽每一封郵件

(7)在“郵件”選項卡的“完成”選項組中，執行“完成并合并”下拉列表中的【發送電子郵件】命令，打開“合并到電子郵件”對話框。在“收件人”下拉列表框中選擇客戶信息中的“電子郵件”字段，在“主題行”文本框中輸入郵件主題，在“發送記錄”選項區域中設置發送的范圍，設置完成后如圖7所示。單擊【確定】按鈕即可將邀請函發送到每個客戶的郵箱中。

圖7 通過郵件合并向客戶批量發送郵件

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通過Word文檔向所有客戶批量發送邀請函的方法(WORD文檔)

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