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公文是法定機(jī)關(guān)或其他社會組織在公務(wù)活動中，具有法律效力和規(guī)范的文體。凡是從事行政事務(wù)，都要學(xué)會通過公文來傳達(dá)政令政策、處理公務(wù)，以保證協(xié)調(diào)各種關(guān)系，決定事務(wù)使工作正確地、高效地進(jìn)行。而公文如何制作和排版，是每位發(fā)文工作者必須熟悉掌握的技能，今天小編帶大家了解紅頭文件的要求和**作方法（以word2016版為例）。

首先我們遵循的標(biāo)準(zhǔn)是《**政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/9704-2012）。

一、紙張選取

公文采用A4型紙，幅面尺寸為210mm×297mm;

點擊“布局”功能區(qū)，再點擊頁面設(shè)置，選擇“A4”。

二、頁面設(shè)置

（一）版面

版面意為在A4紙張上正文的范圍，根據(jù)規(guī)范，頁邊距為“上：3.7cm下：3.5cm左：2.8cm右：2.6cm”；版心尺寸為156mm×225mm。即A4紙寬度210mm-左2.8cm-右2.6cm=156mm，高度297mm-上3.7cm-下3.5cm=225mm。

在word**作如下：

打開“頁面布局”（**作同上），調(diào)整頁邊距如圖。

（二）行數(shù)和字?jǐn)?shù)

公文規(guī)定每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。

根據(jù)這個規(guī)范，很多朋友把公文行距設(shè)置為28，其實并不準(zhǔn)確，“頁面布局”，點擊“文檔網(wǎng)格”，首先點擊“字體設(shè)置”，字體設(shè)置為“仿宋GB2312”，“常規(guī)”“三號”等，點擊“確定”；在文檔網(wǎng)格中選擇“指定行和字符網(wǎng)格”，設(shè)置為每行28字，每頁22行。可見每行的跨度為“28.95”，這便是行距設(shè)置為28的由來，小編認(rèn)為最規(guī)范應(yīng)是28.95磅。

三、紅頭制作

公文格式各要素的劃分

版頭:公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；

主體:公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；

版記:公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。

（一）版頭

1.份號

6位3號**數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

2.密級和保密期限

一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行。

3.緊急程度

一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角。

4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志（重點）

發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字；也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。意為發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱，“文件”二字可加可不加。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色。

**作：插入文本框，輸入發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。

點擊格式，形狀輪廓調(diào)整為無輪廓。

調(diào)整字體為紅色，字體“小標(biāo)宋”，大小適中以美觀為主。

接著調(diào)整為一行——“開始”“中文版式”“調(diào)整寬度”，數(shù)數(shù)第一行有多少字，調(diào)整字符寬度。

根據(jù)“上邊緣至版心上邊緣為35mm”，調(diào)整紅色標(biāo)識位置——右擊文本框，點擊“其他布局選項”，調(diào)整水平相對頁面居中，垂直點擊絕對位置，頁面下側(cè)7.2厘米。（上邊距3.7cm+上邊緣至版心上邊緣的35mm），這樣發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識就調(diào)整好了。

5.發(fā)文字號與簽發(fā)人

發(fā)文字號與簽發(fā)人均編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空兩行位置。上行文需標(biāo)注簽發(fā)人，發(fā)文字號居左空一字，簽發(fā)人居右空一字。下行文不需標(biāo)注簽發(fā)人，發(fā)文字號居中排布。“簽發(fā)人”三字用3號仿宋字體，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。

注：上行文與下行文根據(jù)文體區(qū)分