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利用word 2019的郵件合并功能打印準考證（座位單）

陳圣國 ? ? 教程分享

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一學期的工作快要結束了，馬上各年級都要開始期末考試了，期末考試免不了打印準考證或是座位單，如果一張一張制作費時費力，今天我們就來看一看如何利用word的郵件合并功能來制作座位單。

1、要準備一個準考證的模板，輸入主體框架需要的文字內容，并在word提前設置好模板的紙張大小及格式。如圖：


利用word 2019的郵件合并功能打印準考證（座位單）

如果準考證上要打印照片，則需要準備好所有考生的照片（須統(tǒng)一尺寸，以免后面的準考證模板變形）。

2、準備好你的數(shù)據(jù)源，包括考生的所有準考證信息（excel文件），如圖：


利用word 2019的郵件合并功能打印準考證（座位單）

表格最好無合并的單元格，只含頂行標題。

3、使用上面制作好的準考證模版，通過郵件合并導入數(shù)據(jù)（這里我用的word2019，其它版本或WPS差別不大）.

點擊“郵件”選項卡，然后點擊“開始郵件合并”按鈕，再點擊“郵件合并分步向導”。郵件合并分為6步：

第①步：選擇文檔類型，這里我選擇“信函”，點下一步；


利用word 2019的郵件合并功能打印準考證（座位單）

第②步：選擇開始文檔，意思就是選擇模版，這里我已經打開了制作好的準考證模版，則選擇“使用當前文檔”；


利用word 2019的郵件合并功能打印準考證（座位單）

第③步：選擇收件人，這里很重要，選擇數(shù)據(jù)。點擊“瀏覽”找到上面做好

的excel學員信息數(shù)據(jù)表。


利用word 2019的郵件合并功能打印準考證（座位單）


利用word 2019的郵件合并功能打印準考證（座位單）

如果一個文件有多個工作表，有選擇數(shù)據(jù)源所在的工作表


利用word 2019的郵件合并功能打印準考證（座位單）

默認全先選所有數(shù)據(jù)，大家可以根據(jù)需要選擇。

第④步：撰寫信函，這一步很重要，意思是將數(shù)據(jù)插入到相對應的地方。點擊插入合并域，其下拉菜單中會出現(xiàn)導入的excel學員信息表中的各列信息。在對應的位置插入對應的合并域。


利用word 2019的郵件合并功能打印準考證（座位單）

第⑤步：預覽信函，通過預覽結果里面可以查看每一條的內容。


利用word 2019的郵件合并功能打印準考證（座位單）

第⑥步：完成合并，這里可以將結果生成新文件或直接打印。這里我選擇將全部記錄合并到新文檔。得到一個新的文件，根據(jù)excel信息表中的每一行數(shù)據(jù)生成一頁內容。


利用word 2019的郵件合并功能打印準考證（座位單）

4、打印準考證

打開上面合并生成的文檔，打印的時候設置每版打印幾頁（根據(jù)上面大小設置）。如果家里沒有打印機可以用PDF虛擬打印機（WIN10自帶了，win7或之前系統(tǒng)可以安裝一個PDF虛擬打印機）生成pdf文件，拷貝到U盤或發(fā)到網盤到打印店打印。


利用word 2019的郵件合并功能打印準考證（座位單）

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